Успех компании во многом зависит от умелого ведения переговоров и деловой переписки. Даже если руководитель умеет правильно выстраивать беседу, вести переговоры, а деловая переписка у него сухая и блеклая, то в этом случае имидж его компании может сильно пострадать.
Зачем нужна деловая переписка
Неправильная деловая переписка может стать причиной прекращения отношений с компанией. И неважно, речь идет об электронном или бумажном варианте.
Кроме того, что организации должны уметь вести грамотную, продуманную переписку, сотрудники компании также должны соблюдать деловой стиль общения. В деловом общении не используется разговорная лексика. Все сотрудники должны знать особенности рабочей переписки, чтобы держать на высоком уровне имидж компании.
Отличия деловых писем от других
Главные отличия:
- Используется фирменный бланк. На нем указаны контактные данные.
- Мысли излагаются просто и понятно.
- Объем в среднем занимает одну страницу.
- В содержании указывается четкая цель обращения.
«Почти все важные дела люди совершают путем переписки, следовательно, одного умения говорить недостаточно.»
Люк де Вовенарг
Виды деловых писем
Различаются по тематике обращения:
- Коммерческие письма: предложение; запрос; претензия.
- Отправляются для подтверждения и заключения сделки.
- Некоммерческие используются для разрешения организационных, правовых вопросов.
- Благодарственные письма выражают признательность;
- Гарантийные отправляются для подтверждения договоренностей;
- Информационные (извещение, сообщение, уведомление) сообщают о событиях и фактах;
- Сопроводительные используются для направления дополнительных документов;
- Также письмом можно о чем-то напомнить или подтвердить информацию.
- Для отправки поздравлений и пожеланий партнерам, заказчикам используются поздравительные письма.
Различаются по функциям:
- На запрос, предложение, просьбу и рекламацию необходимо отвечать.
- На предупреждение, извещение, сопроводительное письмо отвечать нет необходимости.
Различаются по количеству получателей:
- Нескольким адресатам;
- Конкретному лицу.
По способу отправления:
- Отправляются почтой;
- Отправляются с помощью E—mail;
- При помощи факса.
Секреты правильного оформления
Оформление письма по всем правилам говорит об уважении к адресату, поэтому нужно учесть следующие аспекты:
Тема
Используйте простой, понятный заголовок. Так получатель сразу поймет, о чем пойдет речь, а вы получите быстрый ответ.
Текст
Текст документа делится на 3 составляющие: введение, содержание, заключение. Во вступлении нужно указать цель письма, в основной части представить содержание, описание, а в заключении подвести итоги, которые выражают предложение, претензию, просьбу или другое.
Стилистика
Любое письмо от организации пишется в строгом официальном стиле. Не допускается выражение эмоций. В тексте недопустимы опечатки, зачеркивания и дописки.
Оформление бланка
- Используется специальный бланк;
- Для последующей подшивки на бланке делается отступ в 3 см от левого поля;
- На документе указывается достоверные данные о компании: адрес, телефон, почта;
- Используется шрифт Times New Roman, размер 12. Межстрочный интервал 1,5-2. Такое оформление считается самым подходящим, так как легко воспринимается во время чтения;
- Письмо, которое содержит конфиденциальную информацию, лучше отправлять в конверте. Не рекомендуется использовать факс или E—mail.
Нумерация
Если письмо написано на нескольких страницах, то нумерация начинается со второй. Номера ставятся вверху страницы посередине и прописываются арабскими цифрами без точек.
Абзацы
Для легкого восприятия изложенного материала, текст лучше разделить на абзацы. Так письмо становится легким для восприятия. Получатель сразу сможет изучить цель корреспонденции, обращаясь после к введению и заключению. Основную часть письма также делите на абзацы.
Реквизиты
- В середине фирменного бланка размещается герб РФ;
- Достоверное и полное название адресанта;
- Контактные данные;
- Номер банковского счета;
- Название организации-получателя пишется в именительном падеже. Должность и фамилия – в дательном падеже;
- Каждый реквизит пишется с новой строки.
Электронные деловые письма
Сегодня общение между компании больше осуществляется с помощью E—mail, поэтому рассмотрим правила оформления письма в электронном виде.
Используйте броскую тему письма с названием вашей компании;
Сохраняйте цепочку сообщений. Открыв почту, вы или получатель сразу сможете увидеть всю переписку. Вам не придется вспоминать, о чем шла речь и на каком этапе закончилась ваша переписка;
В сообщение не добавляйте сложных фоновое оформление. Если у адресата простой компьютер, то ваше электронное письмо либо отобразиться не полностью, либо вообще не откроется;
Стиль электронного документа такой же, как и при обычной деловой переписке. Не добавляйте смайлики и гиф-изображения;
В какие сроки нужно ответить на письмо
Как уже было сказано выше, есть письма (запрос, предложение, рекламация, просьба), которые требуют своевременного ответа.
Если получен запрос, уведомите адресанта в течение 3 дней о том, что вы его получили. Окончательный ответ можно дать в течение месяца;
Если вами получено письмо-соболезнование, ответьте на него в течение 10 дней;
Поздравительное письмо следует отправить в течение недели с момента, как вы узнали о важной дате;
Как правильно написать деловое письмо поэтапно
Разберем по пунктам:
- Запишите данные адресата. В правом верхнем углу документы укажите Ф.И.О. и должность получателя. Если общение идет с компанией, тогда нужно указать юридический адрес.
- Напишите к кому обращается письмо.На середине бланка напишите к кому вы обращаетесь в уважительной форме. Не используйте сокращений. «Уважаемая, Нина Петровна!». Также можно указать должность получателя. Рекомендуем обращаться только по имени и отчеству, это лучше предрасполагает к общению.
- Изложите цель обращения. Распишите причину составления обращения, его суть. Пишите кратко и соблюдайте официальный стиль изложения.
- Предложите решение. Адресат должен не только прочитать письмо, но и определенным образом среагировать на него. Для этого предложите свои способы разрешения ситуации. Если ваша цель – рассказать о жалобе, претензии, то попросите принятия конкретных мер. Если предлагаете сотрудничество, расскажите о возможных вариантах.
Как закончить деловое письмо
После вступления и грамотного изложения сути письма в содержании встает вопрос, как правильно его закончить. Важно подвести конкретный, простой итог, ограничиваясь при этом простыми фразами.
Подпишитесь, указав свою должность, фамилию и имя. Также рекомендуется добавить не только контакты компании, но и ваш личный телефон и E—mail. Это покажет адресату вашу готовность общаться и сотрудничать.
Таким образом, мы объяснили важность составления деловых писем. Если оно оформлено по всем правилам, то это охарактеризует вашу компанию с положительной стороны.
Соблюдение этикета в деловой переписке показывает уважительное отношение вашей компании к другим организациям. Поэтому, изучайте подробно статью и составляйте ваши письма правильно.
Загрузка...