Деловая переписка

Успех компании во многом зависит от умелого ведения переговоров и деловой переписки. Даже если руководитель умеет правильно выстраивать беседу, вести переговоры, а деловая переписка у него сухая и блеклая, то в этом случае имидж его компании может сильно пострадать.

Деловое письмо

Зачем нужна деловая переписка

Неправильная деловая переписка может стать причиной прекращения отношений с компанией. И неважно, речь идет об электронном или бумажном варианте.

Кроме того, что организации должны уметь вести грамотную, продуманную переписку, сотрудники компании также должны соблюдать деловой стиль общения. В деловом общении не используется разговорная лексика. Все сотрудники должны знать особенности рабочей переписки, чтобы держать на высоком уровне имидж компании.

Отличия деловых писем от других

Главные отличия:

  • Используется фирменный бланк. На нем указаны контактные данные.
  • Мысли излагаются просто и понятно.
  • Объем в среднем занимает одну страницу.
  • В содержании указывается четкая цель обращения.

«Почти все важные дела люди совершают путем переписки, следовательно, одного умения говорить недостаточно.»
Люк де Вовенарг

Виды деловых писем

Различаются по тематике обращения:

  • Коммерческие письма: предложение; запрос; претензия.
  • Отправляются для подтверждения и заключения сделки.
  • Некоммерческие используются для разрешения организационных, правовых вопросов.
  • Благодарственные письма выражают признательность;
  • Гарантийные отправляются для подтверждения договоренностей;
  • Информационные (извещение, сообщение, уведомление) сообщают о событиях и фактах;
  • Сопроводительные используются для направления дополнительных документов;
  • Также письмом можно о чем-то напомнить или подтвердить информацию.
  • Для отправки поздравлений и пожеланий партнерам, заказчикам используются поздравительные письма.

Различаются по функциям:

  • На запрос, предложение, просьбу и рекламацию необходимо отвечать.
  • На предупреждение, извещение, сопроводительное письмо отвечать нет необходимости.

Различаются по количеству получателей:

  • Нескольким адресатам;
  • Конкретному лицу.

По способу отправления:

  • Отправляются почтой;
  • Отправляются с помощью Email;
  • При помощи факса.

Секреты правильного оформления

Печать на клавиатуре

Оформление письма по всем правилам говорит об уважении к адресату, поэтому нужно учесть следующие аспекты:

Тема

Используйте простой, понятный заголовок. Так получатель сразу поймет, о чем пойдет речь, а вы получите быстрый ответ.

Текст

Текст документа делится на 3 составляющие: введение, содержание, заключение. Во вступлении нужно указать цель письма, в основной части представить содержание, описание, а в заключении подвести итоги, которые выражают предложение, претензию, просьбу или другое.

Стилистика

Любое письмо от организации пишется в строгом официальном стиле. Не допускается выражение эмоций. В тексте недопустимы опечатки, зачеркивания и дописки.

Оформление бланка

  • Используется специальный бланк;
  • Для последующей подшивки на бланке делается отступ в 3 см от левого поля;
  • На документе указывается достоверные данные о компании: адрес, телефон, почта;
  • Используется шрифт Times New Roman, размер 12. Межстрочный интервал 1,5-2. Такое оформление считается самым подходящим, так как легко воспринимается во время чтения;
  • Письмо, которое содержит конфиденциальную информацию, лучше отправлять в конверте. Не рекомендуется использовать факс или Email.

Нумерация

Если письмо написано на нескольких страницах, то нумерация начинается со второй. Номера ставятся вверху страницы посередине и прописываются арабскими цифрами без точек.

Абзацы

Для легкого восприятия изложенного материала, текст лучше разделить на абзацы. Так письмо становится легким для восприятия. Получатель сразу сможет изучить цель корреспонденции, обращаясь после к введению и заключению. Основную часть письма также делите на абзацы.

Реквизиты

  • В середине фирменного бланка размещается герб РФ;
  • Достоверное и полное название адресанта;
  • Контактные данные;
  • Номер банковского счета;
  • Название организации-получателя пишется в именительном падеже. Должность и фамилия – в дательном падеже;
  • Каждый реквизит пишется с новой строки.

Электронные деловые письма

Сегодня общение между компании больше осуществляется с помощью Email, поэтому рассмотрим правила оформления письма в электронном виде.

Электронная почта

Используйте броскую тему письма с названием вашей компании;

Сохраняйте цепочку сообщений. Открыв почту, вы или получатель сразу сможете увидеть всю переписку. Вам не придется вспоминать, о чем шла речь и на каком этапе закончилась ваша переписка;

В сообщение не добавляйте сложных фоновое оформление. Если у адресата простой компьютер, то ваше электронное письмо либо отобразиться не полностью, либо вообще не откроется;

Стиль электронного документа такой же, как и при обычной деловой переписке. Не добавляйте смайлики и гиф-изображения;

В какие сроки нужно ответить на письмо

Как уже было сказано выше, есть письма (запрос, предложение, рекламация, просьба), которые требуют своевременного ответа.

Если получен запрос, уведомите адресанта в течение 3 дней о том, что вы его получили. Окончательный ответ можно дать в течение месяца;

Если вами получено письмо-соболезнование, ответьте на него в течение 10 дней;

Поздравительное письмо следует отправить в течение недели с момента, как вы узнали о важной дате;

Как правильно написать деловое письмо поэтапно

Разберем по пунктам:

  1. Запишите данные адресата. В правом верхнем углу документы укажите Ф.И.О. и должность получателя. Если общение идет с компанией, тогда нужно указать юридический адрес.
  2. Напишите к кому обращается письмо.На середине бланка напишите к кому вы обращаетесь в уважительной форме. Не используйте сокращений. «Уважаемая, Нина Петровна!». Также можно указать должность получателя. Рекомендуем обращаться только по имени и отчеству, это лучше предрасполагает к общению.
  3. Изложите цель обращения. Распишите причину составления обращения, его суть. Пишите кратко и соблюдайте официальный стиль изложения.
  4. Предложите решение. Адресат должен не только прочитать письмо, но и определенным образом среагировать на него. Для этого предложите свои способы разрешения ситуации. Если ваша цель – рассказать о жалобе, претензии, то попросите принятия конкретных мер. Если предлагаете сотрудничество, расскажите о возможных вариантах.

Как закончить деловое письмо

После вступления и грамотного изложения сути письма в содержании встает вопрос, как правильно его закончить. Важно подвести конкретный, простой итог, ограничиваясь при этом простыми фразами.

Подпишитесь, указав свою должность, фамилию и имя. Также рекомендуется добавить не только контакты компании, но и ваш личный телефон и Email. Это покажет адресату вашу готовность общаться и сотрудничать.

Таким образом, мы объяснили важность составления деловых писем. Если оно оформлено по всем правилам, то это охарактеризует вашу компанию с положительной стороны.

Соблюдение этикета в деловой переписке показывает уважительное отношение вашей компании к другим организациям. Поэтому, изучайте подробно статью и составляйте ваши письма правильно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector