Деловой этикет

В деловой среде, как и в любой другой, люди ведут коммуникацию. Знание правил делового этикета помогает создавать и поддерживать деловые связи, располагать к себе клиентов и коллег.  От качества культуры общения зависит формат рабочих отношений, карьерный рост и косвенно – уровень зарплаты.

Деловой этикет — что это?

Этикет – правила поведения, установленные для эффективного взаимодействия людей. Деловой этикет – нормы и правила поведения людей в деловой сфере. Предполагается, что люди, связанные производственными отношениями, должны уметь максимально эффективно взаимодействовать между собой для того, чтобы это приносило пользу общему делу. Офисный этикет представляет собой целую структуру норм, затрагивающих манеру поведения, стиль одежды, межличностное общение. Сюда же относятся способ организации рабочего пространства, умение владеть собой и многое другое.

Зачем нужен деловой этикет

Молодые руководители сегодня ходят в джинсах, толстовках, кепках. В переписках люди используют сокращенные слова, а в конце предложения ставят смайлики. Такое поведение допустимо для одной конкретной компании, но деловая среда в целом ведет общение по определенным правилам. Например, коллеги, инвесторы, государственными служащие старшего поколения не простят вам неформальное общение. Также, это касается установления международных контактов. Партнеры из другой страны просто не будут с вами работать, если ваша компания не соблюдает правила делового общения.

Правила делового этикета нужно знать и соблюдать для того, чтобы:

• создать положительное впечатление о себе и компании
• показать уважительное отношение к другим предпринимателям и иностранным партнерам 
• подавать пример своим сотрудникам.
• улучшать качество коммуникаций
• сократить число конфликтных ситуаций
• между сотрудниками исчезло недопонимание, как следствие – рост производительности труда.

Дресс код

В деловой среде внешний вид человека является его визитной карточкой. Он дает понимание о вашем статусе, способностях и даже образе мышления. Бизнес этикет – это не только грамотная речь, ответственность и пунктуальность. Человека встречают по одежке. От опрятности и уместности одежды зависит общее впечатление, производимое работником.

Чистый, ладно сидящий костюм говорит об ответственности, внимании к мелочам своего владельца. В то время как мятая, неопрятная сорочка насторожит стороннего наблюдателя: если специалист неряшлив внешне, насколько он хорош в делах?

Принципы делового этикета предполагают следование определенным канонам выбора одежды. Дресс код обычно устанавливает руководство фирмы. Однако, можно выделить две его разновидности:

 Консервативный.

Строго выдерживается всеми работниками компании. Соответствие эталону обязательно. Например, ношение вещей корпоративной расцветки.

Контактный.

Подходит для неформальных встреч. Достаточно соблюдать рамки приличия и подобрать наряд, соответствующий тематике мероприятия.

Деловые аксессуары

Аксессуары также имеют важное значение в одежде сотрудников. Для мужчин непременный атрибут делового стиля — галстук. Для женщин важен правильный подбор украшений к образу бизнес леди.

Список некоторых вещей, которые часто используют деловые люди:

• бумажник темного цвета с отделениями для карт и визиток;
• ручка с гравировкой;
• портфель, сумка, кейс;
• часы;
• визитные карточки;
• современные гаджеты (телефон, ноутбук)

Жесты, движения, мимика

Для передачи информации люди используют не только слова, но и определенные жесты и движения. Человеку, который никогда не придавал значения своим жестам и мимике, удивительно будет узнать, как легко они выдают его скрытые намерения и мотивы. Предугадать дальнейшее поведение такого человека сможет юрист или конкурент, который изучал скрытый смысл жестикуляции и мимики. Сотрудникам, которые ведут переговоры, должны уметь считывать жесты, мимику, так как они рассказывают о человеке гораздо больше, чем слова.

Например:

• скрещивание рук и ног говорит о том, что человек ограждается, защищается от коллег/конкурентов, находящихся рядом.
• Если человек постоянно стучит по столу, это говорит либо о нетерпеливости, либо о безразличии к теме разговора.
• Когда собеседник часто трогает свои волосы, он не уверен в себе либо испытывает страх в отношении какого-либо момента в разговоре.

Рабочее место в порядке

На работе нужно создать обстановку, которая будет влиять на продуктивность работы.

Как привести рабочее место в порядок?

1. Избавьтесь от лишних и ненужных вещей. Разберите все тумбочки, шкафы. Разберите документацию, решите какие бумаги давно пора выбросить. Разделите документы на важные и второстепенные. Поместите в папки и отметьте стикерами.
2. Рассортируйте то, что осталось. Вся канцелярия должна быть в одном месте, документы, сертификаты, дипломы в другом, салфетки для монитора, гель для рук в третьем.
3. Оставьте на столе только необходимые вещи. Сведите их к минимуму. Для остального используйте ящики, папки. Оставьте пространство для работы и вдохновения.
4. Минимизируйте еду и перекусы в рабочей зоне.

Этикет и протокол делового общения

Этикет переговоров включает в себя понятие о вежливости, тактичности, корректности, порядочности, а также об умении выражать свое мнение с учетом индивидуальных качеств других людей. Это учит способности сохранять личное достоинство и уважать окружающих даже в конфликтных ситуациях.

Этикет деловой беседы запрещает:

• Вступать в переговоры «на ходу»;
• Начинать разговор с малосодержательных фраз;
• Всем видом показывать, что собеседник пришел некстати;
• Одновременно беседовать и заниматься посторонними делами (разговаривать по телефону, просматривать бумаги).

Знание делового этикета в профессиональной деятельности создает благоприятный эмоциональный фон, что делает бизнес не только успешным, но и человечным.

Деловой протокол – это свод правил, который устанавливает приветствие, порядок встреч, проведение переговоров, ведение деловой переписки и т.д. Для каждой страны устанавливаются свои правила делового протокола. Однако протокол любой страны включает в себя такие понятия, как уважение, честность, открытость, краткость и точность.

Правила проведения встреч и переговоров

Этикет переговоров определяет даже способ обустройства пространства для встречи. Важна даже форма столов. Например, квадратные столы подходят для проведения кратких бесед. Прямоугольные – для продолжительного собеседования.

Этикет деловых приемов почетное место закрепляет за торцом стола. Особенно, если оно находится напротив двери (или окна, если вход от стола сбоку). Оконный проем должен быть закрыт шторами или жалюзи.

Этикет деловых переговоров требует спокойной, уравновешенной беседы. Партнеры должны общаться без агрессии, внимательно выслушивая друг друга и не перебивая. Чай и кофе предлагают через 5 минут после начала. Повторно – спустя еще час. Этикет деловой встречи нужно соблюдать неукоснительно. Это поможет сформировать положительный образ делового партнера.

Искусство ведения переговоров определяется:

• Доскональным знанием темы. Ни один вопрос не должен поставить вас в тупик.
• Контролем над своими эмоциями, мимикой и жестами.
• Личными качествами переговорщика.
• Возможностью отстаивать требования и предложения своей компании.
• Тщательной подготовкой и уместной импровизации. Зная, как правильно строить переговоры, можно добиться больших успехов.

Деловая переписка

Каждому работнику, который отправляет сообщение, письмо от лица компании следует знать следующие правила:

1. Письмо отправляется на официальном бланке компании.
2. Письмо должно быть составлено без ошибок и опечаток.
3. Стиль письма должен быть строгим и деловым, поскольку текст письма может быть зачитан публично;
4. Тема сообщения должна соответствовать содержанию;
5. Этикет деловых отношений требует своевременного ответа на поступающую корреспонденцию.

Телефонный этикет

Для телефонного этикета существует свой набор правил:

• Инициатор разговора здоровается и представляется первым;
• Если с собеседником знакомы лично, бросьте несколько фраз, касающихся общего положения дел;
• Перед разговором нужно настроить свой голос и подготовить вопрос или текст обращения.
• Во время разговора недопустимы лишние шумы, которые помешают человеку на другом конце провода понять и услышать вас.
• Общение строится по определенному шаблону. После представления и приветствия идет цель обращения.
• В начале беседы нужно узнать, сможет ли собеседник уделить вам время или лучше будет перезвонить. Если у человека мало времени, кратко изложите цель звонка.
• В конце звонка нужно вежливо попрощаться, а также поблагодарить за уделенное внимание.
• Примерное время делового звонка – не более 3 минут. Если уложиться в этот интервал не получается, разумнее назначить личную встречу.

Хорошие манеры и знание делового этикета могут выделить вашу компанию среди конкурентов. Если вы соблюдаете речевые нормы этикета в деловом общении, следуете правилам деловой переписки, телефонного этикета, то легко сможете завоевать внимание инвесторов и доверие партнеров по бизнесу.